Die Audi Event Solutions GmbH ist ein auf Events und Experiences spezialisiertes Tochter-Unternehmen der Audi Immogroup. Im Auftrag der AUDI AG, aber auch als Dienstleister für alle anderen Unternehmen setzt die AES professionelle Veranstaltungen um und kann dabei auf zahlreiche Locations zurückgreifen, welche maximal flexibel und hochwertig zugleich sind. Deshalb organisieren wir Businessmeetings mit zwei Personen in exklusiven Räumlichkeiten bis hin zu Großveranstaltungen mit 2.000 Personen. Zudem betreut die AES die Audi driving experience von der Planung der facettenreichen Fahrevents, über die technische Betreuung der Fahrzeuge sowie die Durchführung sämtlicher Fahrten, egal ob auf der Dynamikfläche in Neuburg oder über die atemberaubenden Kehren am Großglockner. Weiterhin hat die AES die Agenturtätigkeit am Audi Campus Flughafen München übernommen und ist in der Verantwortung internationale Events und Meetings an fünf verschiedenen Veranstaltungsorten durchzuführen. In allen Tätigkeitsbereichen steht ein Ansatz im Fokus: Full-Service! Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur ganzheitlichen Eventumsetzung stehen wir als professioneller Ansprechpartner an Ihrer Seite.
Ihre Aufgaben
- Eigenständige Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen im Bereich Guest-/ Teilnehmermanagement
- Abwicklung der Registrierung, Anmeldung und Korrespondenz von und mit Teilnehmenden
- Kommunikation mit Marktverantwortlichen, Kunden und Dienstleistern
- Erstellung von digitalen, projektspezifischen Lösungen in der Guestmanagementsoftware (Websites, Onlineregistrierung, Einladungs- und Changemanagement, Check-in Prozesse etc.) inkl. Pflege und Verwaltung
- Erarbeitung von Projektplänen, Projektpräsentationen und Sicherstellung aller eventrelevanten Unterlagen & Materialien
- Markenadäquate Kundenberatung und Kundenführung zu allen Formaten rund um Live-Events
- Veranstaltungsbegleitung und Betreuung der Teilnehmenden während Veranstaltungen
- Budgetverantwortung inkl. Einholung von Angeboten, Beauftragung, Rechnungs- und Kostenkontrolle
- Schnittstelle zu Rahmenvertragspartnern
- Übernahme einer koordinativen Rolle bei Sonderveranstaltungen mit Steuerung der Gesamtprojektübersicht sowie Unterstützung der Eventmanager: innen in der Umsetzung
Das bringen Sie mit
- Ausgeprägte Berufserfahrung im Projekt- und Eventmanagement, idealerweise in den Bereichen Teilnehmermanagement, Guest Relations oder Kommunikationsumfeld
- Interesse am Berufsfeld, Freude am Umgang mit Menschen und inhaltlichen und konzeptionellen Gestaltung der Guest Experience
- Leidenschaft für die Gestaltung hochwertiger Touchpoints innerhalb der Teilnehmerreise
- Professioneller und serviceorientierter Umgang mit Kunden und Teilnehmenden mit einem hohen Qualitäts- und Serviceanspruch sowie einem Blick fürs Detail
- Teamplayer mit Einsatzbereitschaft, hoher Flexibilität und einer zuverlässigen, eigenständigen sowie strukturierten Arbeitsweise
- Eigenverantwortlicher Arbeitsstil mit dem Wunsch, Themen aktiv voranzutreiben und Verantwortung zu übernehmen
- IT-Affinität und eine lösungs- und zielorientierte Arbeitsweise mit technischem Verständnis
- Interesse an Content Management
- Ausgezeichnete Deutsch- und mindestens sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, zusätzliche Sprachen bereichern unser Team und sind für das Aufgabenprofil ein Gewinn
- Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Excel